Vertrieb

Das ERPNext-Modul Vertrieb (Selling) bildet den gesamten Verkaufsprozess ab: Angebot, Auftrag, Lieferschein und Ausgangsrechnung. Die Belege bauen aufeinander auf, sodass Artikel, Preise und Konditionen nur einmal erfasst werden. Weil Vertrieb, Lager und Buchhaltung auf denselben Daten arbeiten, sieht der Vertrieb Verfügbarkeiten und offene Posten direkt beim Kunden.

Angebote und Kundenaufträge

Angebote werden mit Positionen, Rabatten und Zahlungsbedingungen erstellt und als PDF im eigenen Layout per E-Mail versendet. Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick zum Auftrag. Blankoaufträge (Rahmenaufträge), Produkt-Bundles und Streckengeschäft (Lieferung direkt vom Lieferanten) sind ebenfalls möglich. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen lassen sich in der Sprache des Kunden drucken. Lieferbedingungen lassen sich über Incoterms wie EXW oder DAP hinterlegen und auf den Belegen ausgeben. Über Freigabe-Workflows lassen sich Angebote vor dem Versand von der Vertriebsleitung prüfen, zum Beispiel ab einem bestimmten Rabatt oder Betrag.

Preise, Rabatte und Konditionen

Preislisten legen Standardpreise fest, auch in mehreren Währungen. Über Preisregeln lassen sich Staffelpreise, Kunden- und Aktionsrabatte steuern. Kreditlimits und Zahlungsbedingungen werden pro Kunde oder Kundengruppe hinterlegt und bei jedem Auftrag geprüft.

Lieferung, Rechnung und Abos

Aus dem Auftrag entstehen Lieferschein und Ausgangsrechnung, auch als Teillieferung oder Teilrechnung. Schon bei der Auftragserfassung ist sichtbar, wie viel Ware verfügbar ist, und Bestand lässt sich für einen Auftrag reservieren. Der Liefer- und Abrechnungsstatus ist an jedem Auftrag sichtbar. Wiederkehrende Leistungen lassen sich über Abonnements oder automatische Wiederholung abrechnen.

Webshops und Online-Bestellungen

Webshops lassen sich an ERPNext anbinden, zum Beispiel Shopware oder Shopify. Bestellungen aus dem Shop lassen sich als Auftrag mit Kunde übernehmen, Artikel, Preise und Bestände lassen sich an den Shop übertragen. So laufen Online- und Direktvertrieb über dieselben Abläufe für Lieferung, Rechnung und Buchhaltung.

Druckformate und Briefpapier

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich mit einem eigenen Druckformat im Corporate Design gestalten, mit Briefkopf, Logo, Fußzeile und Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Einfache Anpassungen gehen per Drag-and-drop, individuelle Layouts entstehen als HTML-Vorlage. Wiederkehrende Texte wie Einleitungen, Zahlungs- und Lieferhinweise oder AGB lassen sich als Textbausteine hinterlegen und per Auswahl in Angebot, Auftrag oder Rechnung übernehmen. Belege werden als PDF gespeichert und mit einer E-Mail-Vorlage direkt an den Kunden versendet.

Dashboards und Berichte

Frei konfigurierbare Dashboards zeigen Kennzahlen wie Umsatz, Auftragseingang oder offene Aufträge als Zahlenkarten und Diagramme. Standardberichte werten Umsätze nach Kunde, Artikel, Gebiet und Vertriebsmitarbeiter aus. Für Verkäufer lassen sich Umsatzziele hinterlegen und mit dem Ist vergleichen. Jeder Bericht lässt sich filtern, gruppieren und nach Excel exportieren.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

1. CRM: Gewonnene Verkaufschancen werden direkt zum Angebot.
2. Lager: Verfügbarkeit ist im Auftrag sichtbar, Lieferungen buchen den Bestand.
3. Fertigung und Einkauf: Aus einem Auftrag entstehen Produktionsaufträge oder Bestellungen.
4. Buchhaltung: Rechnungen buchen automatisch auf Erlös- und Debitorenkonten.

Häufige Fragen

Kann ERPNext Proforma-Rechnungen erstellen? Ja. Eine Proforma-Rechnung wird als eigenes Druckformat auf Angebot oder Auftrag angelegt. Sie wird versendet wie eine Rechnung, erzeugt aber keine Buchung.

Wie entsteht aus einem Auftrag die Ausgangsrechnung? Direkt aus dem Auftrag über "Erstellen → Ausgangsrechnung". Rechnung und Auftrag bleiben verknüpft, auch bei Teilrechnungen; der offene Rest ist am Auftrag sichtbar.

Wie werden Anzahlungen erfasst? Als Zahlung gegen den Auftrag. Bei der Rechnungsstellung wird die Anzahlung mit der Rechnung verrechnet.

Welche Rabatte sind möglich? Rabatte pro Position oder auf die Gesamtsumme, in Prozent oder als Betrag. Über Preisregeln lassen sich Staffel-, Kunden- und Aktionsrabatte hinterlegen.

Wie werden Provisionen für Verkäufer oder Vertriebspartner berechnet? Verkäufern und Vertriebspartnern wird ein Provisionssatz hinterlegt. Berichte zeigen die Provision pro Auftrag oder Rechnung.

Hat ERPNext ein Kassensystem? Ja, ERPNext enthält eine Kasse (Verkaufsstelle, POS) mit POS-Abschlussbuchung. Für den Einsatz in Deutschland ist zusätzlich eine zertifizierte TSE nötig.

Lässt sich ERPNext an einen Webshop anbinden? Ja. Gängige Shopsysteme lassen sich über Schnittstellen anbinden. Bestellungen lassen sich als Auftrag mit Kunde in ERPNext anlegen, Artikel, Preise und Bestände an den Shop übertragen. phamos hat bereits Anbindungen an Shopware und Shopify umgesetzt.

Lassen sich Auftragsbestätigungen automatisch per E-Mail versenden? Ja. Beim Buchen eines Auftrags lässt sich die Auftragsbestätigung automatisch als PDF an den Kunden senden.

Können Angebote und Rechnungen in der Sprache des Kunden erstellt werden? Ja. Am Kunden wird die Sprache hinterlegt. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden dann in dieser Sprache gedruckt.

Können Angebote und Rechnungen im eigenen Design gestaltet werden? Ja. Für jeden Beleg lässt sich ein eigenes Druckformat mit Briefkopf, Logo, Schriften und Fußzeile anlegen. Einfache Layouts entstehen per Drag-and-drop, individuelle Layouts als HTML-Vorlage.

Wie werden Retouren und Gutschriften an Kunden erfasst? Als Retoure gegen den Lieferschein bzw. als Gutschrift gegen die Ausgangsrechnung. Bestand und offene Posten werden dabei korrigiert.

Können Angebote vor dem Versand freigegeben werden? Ja. Ein Freigabe-Workflow legt fest, wer ein Angebot prüfen muss, zum Beispiel ab einem bestimmten Rabatt oder Auftragswert. Erst nach der Freigabe lässt es sich versenden.

Können Rechnungen als E-Rechnung versendet werden? Ja. Ausgangsrechnungen lassen sich als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen. Mehr dazu im Modul Buchhaltung.