Einkauf

Das ERPNext-Modul Einkauf (Buying) bildet die Beschaffung ab: Materialanfrage, Angebotsanfrage, Bestellung, Eingangsbeleg und Eingangsrechnung. Bestellungen lassen sich manuell anlegen oder aus Lagerbestand und Produktionsplanung ableiten. Weil Einkauf, Lager und Buchhaltung dieselben Daten nutzen, sind Liefertermine, offene Bestellungen und Verbindlichkeiten auf einen Blick sichtbar.

Bedarf und Materialanfragen

Materialanfragen entstehen aus Meldebeständen, aus dem Produktionsplan oder werden von Mitarbeitenden angelegt. Daraus erstellt der Einkauf Angebotsanfragen, Bestellungen oder Materialüberträge. Über den Standardlieferanten am Artikel lassen sich die Positionen automatisch auf Bestellungen je Lieferant aufteilen.

Angebotsanfragen, Lieferantenangebote und Bestellungen

Angebotsanfragen gehen an mehrere Lieferanten, deren Lieferantenangebote direkt verglichen werden. Bestellungen übernehmen Preise aus Einkaufspreislisten oder dem Lieferantenangebot und können über Freigabe-Workflows laufen. Blankoaufträge und Zahlungsbedingungen mit Teilzahlungen sind möglich. Einkaufspreise und Rabatte lassen sich je Lieferant in eigenen Preislisten pflegen. Bestellungen gehen im eigenen Druckformat per E-Mail an den Lieferanten, und neben dem Wunschliefertermin lässt sich der vom Lieferanten bestätigte Termin festhalten.

Wareneingang und Rechnungsprüfung

Der Eingangsbeleg bucht den Bestand und kann eine Qualitätsprüfung auslösen. Teil- und Minderlieferungen bleiben als offene Menge an der Bestellung sichtbar, beschädigte Ware lässt sich als Ausschuss buchen oder an den Lieferanten zurücksenden. Eingangsrechnungen werden gegen Bestellung und Eingangsbeleg geprüft. Bezugskosten wie Fracht oder Zoll lassen sich über einen Beleg über Einstandskosten nachträglich auf die Artikel verteilen.

Eingangsrechnungen und Zahlungen

Eingangsrechnungen lassen sich manuell erfassen, aus einem Dokumentenmanagementsystem wie Paperless übernehmen oder als E-Rechnung einlesen. Fällige Rechnungen lassen sich gesammelt per SEPA-Überweisung bezahlen, Skonto aus den Zahlungsbedingungen wird dabei berücksichtigt. Auch individuelle Abläufe lassen sich abbilden, zum Beispiel das Gutschriftverfahren, bei dem die Abrechnung für den Lieferanten selbst erstellt wird.

Steuern im Einkauf

Über Steuerregeln lässt sich je nach Lieferant und Land die passende Steuervorlage hinterlegen, zum Beispiel für Reverse Charge nach § 13b UStG, innergemeinschaftlichen Erwerb oder Einkäufe aus der Schweiz. Für Intrastat-Meldungen lassen sich Warennummer und Ursprungsland am Artikel pflegen.

Lieferanten und Auswertungen

Lieferanten werden mit Konditionen, Ansprechpartnern und Lieferantenbewertungen (Scorecards) geführt. Berichte zeigen Einkaufsvolumen, offene Bestellungen und Preisentwicklung.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

1. Lager: Eingangsbelege buchen den Bestand, Meldebestände lösen Bedarf aus.
2. Fertigung: Der Produktionsplan erzeugt Materialanfragen und Unteraufträge.
3. Vermögenswerte: Vermögensgegenstände werden über den Einkauf beschafft und aktiviert.
4. Buchhaltung: Eingangsrechnungen buchen auf Kreditoren und Aufwand.

Häufige Fragen

Wie werden Bezugskosten wie Fracht oder Zoll verteilt? Mit einem Beleg über Einstandskosten. Er verteilt Zusatzkosten nach Menge oder Wert auf die Artikel eines Eingangsbelegs und passt den Lagerwert an.

Woher kommt der Preis in der Bestellung, wenn sie aus einer Materialanfrage entsteht? Aus der Einkaufspreisliste des Lieferanten oder, wenn vorhanden, aus dem Lieferantenangebot. Alternativ wird der letzte Einkaufspreis vorgeschlagen.

Sind Teilzahlungen und Zahlungspläne möglich? Ja. Zahlungsbedingungen teilen eine Bestellung oder Rechnung in mehrere Raten, z. B. Anzahlung und Restzahlung.

Wie werden Retouren und Lieferantengutschriften erfasst? Als Rücksendung gegen den Eingangsbeleg bzw. als Lastschrift gegen die Eingangsrechnung. Bestand und offene Posten werden dabei korrigiert.

Wie werden Vermögensgegenstände eingekauft? Artikel mit „Ist Anlagevermögen“ werden normal bestellt und eingegangen. ERPNext legt daraus den Vermögensgegenstand an; bei größeren Vorhaben läuft die Aktivierung über Anlagen im Bau.

Kann ERPNext automatisch nachbestellen? Ja. Über Meldebestände lassen sich bei Unterschreiten automatisch Materialanfragen erzeugen, aus denen Bestellungen entstehen.

Lassen sich Bestellungen nach Lieferanten aufteilen? Ja. Ist am Artikel ein Standardlieferant hinterlegt, lassen sich aus einer Materialanfrage automatisch getrennte Bestellungen je Lieferant erstellen.

Wie werden Teil- und Minderlieferungen behandelt? Der Eingangsbeleg erfasst die tatsächlich gelieferte Menge. Der Rest bleibt an der Bestellung offen und kann später geliefert oder abgeschlossen werden. Beschädigte Ware lässt sich als Ausschuss buchen oder zurücksenden.

Können Eingangsrechnungen digital erfasst werden? Ja. Eingangsrechnungen lassen sich als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung einlesen oder aus einem Dokumentenmanagement wie Paperless übernehmen.

Lassen sich Lieferanten per SEPA bezahlen? Ja. Fällige Eingangsrechnungen lassen sich zu einem Zahlungslauf zusammenfassen und als SEPA-Überweisung an die Bank übergeben, mit Berücksichtigung von Skonto.

Wie werden Einkäufe mit Reverse Charge oder aus dem EU-Ausland gebucht? Über Steuerregeln: Je nach Lieferant und Land lässt sich die passende Steuervorlage hinterlegen, etwa für Reverse Charge nach § 13b UStG oder innergemeinschaftlichen Erwerb.