Projekte

Das ERPNext-Modul Projekte (Projects) verwaltet interne und Kundenprojekte. Zeiten, Einkäufe, Materialentnahmen und Rechnungen werden einem Projekt zugeordnet, sodass Kosten, Erlöse und Marge pro Projekt sichtbar werden. Das passt für reine Dienstleistungsprojekte ebenso wie für Projekte mit Material und Geräten.

Projekte, Vorgänge und Vorlagen

Projekte bestehen aus Vorgängen mit Verantwortlichen, Terminen und Abhängigkeiten, dargestellt als Liste, Kanban oder Gantt-Diagramm. Über Projektvorlagen lassen sich wiederkehrende Vorgänge automatisch anlegen, z. B. wenn ein Projekt aus einem Auftrag entsteht.

Zeiterfassung

Mitarbeitende erfassen Zeiten in der Zeiterfassung (Timesheet) auf Projekt und Vorgang, auch mit Start-Stopp-Timer. Jede Zeile trägt einen Kalkulationsbetrag und, wenn abrechenbar, einen Abrechnungsbetrag pro Stunde. Über Aktivitätsarten wie Beratung, Montage oder Fahrzeit lassen sich unterschiedliche Kosten- und Abrechnungssätze festlegen, auch pro Mitarbeiter. Zeiten lassen sich auch unterwegs am Smartphone erfassen, und Erinnerungen an fehlende Zeiteinträge lassen sich einrichten.

Material und Kosten

Einkäufe, Materialentnahmen und Auslagen werden dem Projekt zugeordnet. Der Projektbericht zeigt Kosten, abgerechnete Leistungen und Deckungsbeitrag.

Budgets und Förderprojekte

Für jedes Projekt lässt sich ein eigenes Budget hinterlegen, unabhängig vom Budget der Kostenstelle. Bestellungen, Materialanfragen und Buchungen lassen sich gegen das Budget prüfen, mit Warnung oder Sperre bei Überschreitung. Wer Ausgaben aus dem Projektbudget freigeben darf, lässt sich über Freigabe-Workflows regeln. So lassen sich auch Förderprojekte abbilden, bei denen Fördermittel und Ausgaben pro Projekt geführt und für den Verwendungsnachweis ausgewertet werden.

Abrechnung

Zeiten werden aus der Zeiterfassung direkt in eine Ausgangsrechnung übernommen. Alternativ wird nach Meilensteinen oder Festpreis über Aufträge abgerechnet.

Berichte und Auslastung

Der Fortschritt eines Projekts lässt sich manuell pflegen oder aus den Vorgängen berechnen, etwa nach erledigten Vorgängen oder deren Gewichtung. Auswertungen zeigen, wer wie viele Stunden auf welchen Projekten erfasst hat und wie stark das Team ausgelastet ist. Zeitberichte lassen sich als automatischer E-Mail-Bericht täglich oder wöchentlich an Projektleitung oder Kunden verschicken.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

1. Vertrieb: Aus einem Auftrag entsteht das Projekt, Zeiten werden in Rechnung gestellt.
2. Einkauf und Lager: Bestellungen und Materialentnahmen laufen auf das Projekt.
3. Personalwesen: Zeiten und Auslagen der Mitarbeitenden fließen ins Projekt.
4. Buchhaltung: Projekte werden als Dimension in allen Buchungen geführt.

Häufige Fragen

Wie werden erfasste Zeiten abgerechnet? Abrechenbare Zeiten aus der Zeiterfassung werden direkt in eine Ausgangsrechnung übernommen. Bereits abgerechnete Zeiten sind markiert und werden nicht doppelt berechnet.

Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungsbetrag und Kalkulationsbetrag? Der Abrechnungsbetrag ist der Preis pro Stunde für den Kunden, der Kalkulationsbetrag die internen Kosten pro Stunde. Aus beiden ergibt sich die Marge.

Können Projekte Dienstleistung und Material kombinieren? Ja. Zeiten, Bestellungen, Materialentnahmen und Auslagen werden demselben Projekt zugeordnet und gemeinsam ausgewertet.

Kann man ein Budget pro Projekt hinterlegen? Ja. Budgets pro Projekt warnen oder stoppen, wenn Kosten das Budget überschreiten.

Kann ein Projekt automatisch aus einem Auftrag entstehen? Ja. Aus dem Auftrag wird ein Projekt angelegt; eine Projektvorlage erzeugt dabei die Standardaufgaben.

Lassen sich Stundensätze pro Mitarbeiter oder Tätigkeit festlegen? Ja. Über Aktivitätsarten und Aktivitätskosten lassen sich Kosten- und Abrechnungssätze pro Tätigkeit und bei Bedarf pro Mitarbeiter hinterlegen. Sie werden in der Zeiterfassung automatisch vorgeschlagen.

Können Kunden regelmäßig einen Zeitbericht bekommen? Ja. Zeitberichte lassen sich als automatischer E-Mail-Bericht täglich, wöchentlich oder monatlich verschicken. phamos nutzt das selbst in Einführungsprojekten, damit alle Beteiligten sehen, welche Zeiten angefallen sind.

Lassen sich Förderprojekte abbilden? Ja. Ein Förderprojekt wird als Projekt mit eigenem Budget geführt. Ausgaben und Zeiten lassen sich dem Projekt zuordnen und für den Verwendungsnachweis auswerten.

Wie sehe ich die Auslastung meines Teams? Berichte zur Zeiterfassung zeigen die erfassten Stunden pro Mitarbeiter, Projekt und Zeitraum sowie den Anteil abrechenbarer Stunden.

Kann ein Projekt bei einer Gesellschaft angefragt und von einer anderen ausgeführt werden? Ja. ERPNext verwaltet mehrere Gesellschaften in einem System, auch über Ländergrenzen hinweg. Leistungen lassen sich zwischen den Gesellschaften über konzerninterne Rechnungen weiterberechnen.