Buchhaltung

Das ERPNext-Modul Buchhaltung (Accounting) bildet die Finanzbuchhaltung eines oder mehrerer Unternehmen ab. Kontenplan, Steuern und Zahlungsbedingungen werden einmal eingerichtet und von allen anderen Modulen genutzt. Rechnungen, Zahlungen und Lagerbewegungen erzeugen ihre Buchungen automatisch, sodass Hauptbuch und Berichte immer aktuell sind.

Kontenplan, Firmen und Währungen

ERPNext bringt Kontenplan-Vorlagen für viele Länder mit, für Deutschland SKR03 und SKR04, für die Schweiz einen Kontenrahmen nach VEB. Andere Kontenpläne, etwa der österreichische Einheitskontenrahmen, werden per Import übernommen. Mehrere Firmen, auch in verschiedenen Ländern und Währungen, werden in einem System geführt, jede mit eigenem Kontenplan und eigenen Steuervorlagen und verbunden über konzerninterne Buchungen. Fremdwährungskonten und Bankkonten in Fremdwährung werden mit Wechselkursen bewertet und per Wechselkurs-Neubewertung neu bewertet.

Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen

Ausgangs- und Eingangsrechnungen buchen automatisch auf Debitoren, Kreditoren, Erlöse und Aufwand. Zahlungen werden Rechnungen zugeordnet, auch als Teil- oder Sammelzahlung; der Zahlungsabgleich zeigt offene Posten pro Debitor oder Kreditor. Zahlungsbedingungen mit Skonto berechnen den Abzug bei fristgerechter Zahlung automatisch. Für überfällige Rechnungen erzeugt ERPNext Mahnungen mit Mahngebühren und eigenem Text.

Bank und Abstimmung

Kontoauszüge werden importiert und beim Bankabgleich den passenden Zahlungen zugeordnet. Offene Posten und Kontostände sind dadurch jederzeit aktuell. Bankkonten lassen sich direkt anbinden. SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften, auch als Sammelüberweisung oder Sammellastschrift, lassen sich direkt aus ERPNext erstellen.

Kostenstellen, Budgets und Berichte

Kostenstellen und Buchhaltungsdimensionen ordnen Erträge und Aufwendungen Abteilungen, Projekten oder Standorten zu. Budgets warnen oder stoppen, wenn sie überschritten werden. Die Rechnungsabgrenzung verteilt Erlöse und Aufwendungen automatisch über die Laufzeit, der Periodenabschlussbeleg schließt das Geschäftsjahr ab. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Probebilanz (Summen- und Saldenliste) stehen auf Knopfdruck bereit, auch konsolidiert über mehrere Firmen.

Steuern, E-Rechnung und GoBD

Steuervorlagen und Steuerregeln berechnen die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer automatisch, auch für Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen und den One-Stop-Shop (OSS). E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung entstehen direkt aus der Ausgangsrechnung. Gebuchte Belege lassen sich nicht ändern, nur stornieren und korrigieren, und jede Änderung wird protokolliert. Das unterstützt die Anforderungen der GoBD. Über die DATEV-Schnittstelle gehen die Buchungsdaten an den Steuerberater.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

1. Vertrieb und Einkauf: Rechnungen buchen automatisch auf Debitoren und Kreditoren.
2. Lager: Lagerbewegungen werden mit ihrem Wert gebucht (permanente Inventur).
3. Vermögenswerte: Abschreibungen werden automatisch gebucht.
4. Projekte: Kosten und Erlöse lassen sich Projekten zuordnen.

Häufige Fragen

Gibt es in ERPNext Kontenrahmen für Deutschland, Österreich und die Schweiz? Ja. Für Deutschland stehen SKR03 und SKR04 als Vorlage bereit, für die Schweiz ein Kontenrahmen nach VEB. Für Österreich wird der Kontenplan, z. B. der Einheitskontenrahmen, per Import übernommen. Jede Vorlage lässt sich bei der Einrichtung der Firma anpassen.

Wie wird die Eröffnungsbilanz übernommen? Salden werden über eine Eröffnungsbuchung erfasst, offene Rechnungen über das Werkzeug „Offene Rechnungen übertragen“. So stehen offene Posten ab dem ersten Tag mit Datum und Fälligkeit im System.

Kann ERPNext Mahnungen erstellen? Ja. ERPNext erzeugt Mahnungen für überfällige Rechnungen, mit Mahnstufen, Gebühren und eigenen Texten.

Unterstützt ERPNext Fremdwährungen? Ja. Kunden, Lieferanten und Bankkonten können in Fremdwährung geführt werden. Kursdifferenzen werden bei Zahlung gebucht, offene Posten lassen sich zum Stichtag neu bewerten.

Kann ich eine Gutschrift ohne ursprüngliche Rechnung erstellen? Ja. Gutschriften können sich auf eine Rechnung beziehen oder eigenständig erstellt werden.

Unterstützt ERPNext die E-Rechnung (ZUGFeRD und XRechnung)? Ja. Mit der Open-Source-App „European e-Invoice“ erstellt ERPNext E-Rechnungen direkt aus der Ausgangsrechnung, zum Beispiel als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten. Eingehende E-Rechnungen lassen sich einlesen und als Eingangsrechnung anlegen. phamos setzt die App bei Kunden im Tagesgeschäft ein.

Hat ERPNext eine DATEV-Schnittstelle? Ja. Die Buchungsdaten werden im DATEV-Format an den Steuerberater übergeben. phamos richtet die Schnittstelle passend zu den Abläufen des Kunden ein.

Unterstützt ERPNext SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen? Ja. SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen werden direkt aus ERPNext erstellt, auch als Sammellastschrift oder Sammelüberweisung für viele Rechnungen auf einmal.

Ist ERPNext GoBD-konform? ERPNext erfüllt zentrale technische Anforderungen: Gebuchte Belege sind unveränderbar, Korrekturen laufen über Storno, Änderungen werden protokolliert. Für die GoBD-Konformität braucht es zusätzlich eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen.

Kann ERPNext Skonto abbilden? Ja. Zahlungsbedingungen enthalten Skontosatz und Skontofrist. Bei Zahlung innerhalb der Frist wird der Skonto automatisch berechnet und gebucht.

Wie wird die Umsatzsteuer bei EU-Geschäften behandelt? Über Steuerregeln: Je nach Land und Kunde wählt ERPNext automatisch die passende Steuervorlage, z. B. für Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen oder den One-Stop-Shop (OSS).