CRM

Das ERPNext-Modul CRM deckt die Vertriebsphase vor dem Angebot ab. Interessenten (Leads) und Chancen (Opportunities) werden erfasst, qualifiziert und bei Erfolg direkt in Kunde und Angebot überführt. Der Vertrieb sieht beim Kunden auch Aufträge, Rechnungen und offene Posten.

Interessenten und Chancen

Interessenten kommen aus Web-Formularen, E-Mails, Importen oder werden manuell erfasst. Chancen werden nach Verkaufsphase, Wert und Wahrscheinlichkeit geführt, auch in der Kanban-Ansicht. Doppelte Datensätze lassen sich zusammenführen.

Verkaufsphasen und Vertriebswege

Verkaufsphasen, Chance-Typen und Gründe für Verlust lassen sich an den eigenen Vertriebsprozess anpassen. Mehrere Interessenten aus einem Unternehmen lassen sich als potenzieller Kunde zusammenfassen. In der Chance lassen sich bereits Artikel mit Mengen und Preisen erfassen, die später ins Angebot übernommen werden. Gebiete und Vertriebspartner lassen sich am Kunden hinterlegen, für Vertriebspartner auch mit Provisionssatz.

Kontakte und Kommunikation

E-Mails, Anrufe, Notizen und Termine werden am Interessenten, Kontakt oder Kunden gespeichert. Über angebundene E-Mail-Konten lassen sich Nachrichten automatisch dem richtigen Datensatz zuordnen. E-Mails lassen sich direkt aus ERPNext versenden, mit Anhängen und E-Mail-Vorlagen, und auf Wunsch für einen späteren Zeitpunkt planen.

E-Mail-Eingang und Zuweisung

E-Mail-Konten lassen sich anbinden, ob Microsoft 365, Google oder ein eigener Mailserver. Anfragen, die in einem gemeinsamen Postfach oder einem bestimmten Ordner eingehen, lassen sich automatisch als Chance oder Interessent anlegen. Der Absender wird dabei einem vorhandenen Kunden oder Interessenten zugeordnet. Ist er noch unbekannt, entsteht ein neuer Interessent. Über Zuweisungsregeln lassen sich neue Chancen und Interessenten direkt dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zuweisen, etwa nach Gebiet, Produktgruppe oder reihum.

Aufgaben, Kampagnen und Newsletter

Aufgaben und Wiedervorlagen erinnern das Team an den nächsten Schritt. Kampagnen bündeln Aktivitäten, Newsletter gehen an Kontaktgruppen. Mit E-Mail-Kampagnen lässt sich eine Folge von E-Mails einrichten, die Interessenten in festgelegten Abständen erhalten, zum Beispiel zum Nachfassen.

Dashboards und Auswertungen

Dashboards zeigen Pipeline, gewonnene und verlorene Chancen sowie Konversionsraten. Berichte werten nach Ursprung, Verkäufer und Verkaufsphase aus.

Datenübernahme und Datenschutz

Kontakte, Interessenten, Kunden und offene Chancen lassen sich aus dem bisherigen System übernehmen, etwa aus Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot oder aus Excel-Listen. Für den Datenschutz lassen sich Einwilligungen im Web-Formular abfragen. Anfragen zur Auskunft oder Löschung personenbezogener Daten nach DSGVO lassen sich über Standardfunktionen bearbeiten.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

1. Vertrieb: Aus einer Chance wird ein Angebot, aus dem Interessenten ein Kunde.
2. Projekte und Support: Projekte und Anfragen (Tickets) sind am Kunden sichtbar.
3. Webseite: Web-Formulare legen Interessenten direkt an.

Häufige Fragen

Können Anfragen von der Website automatisch als Interessent angelegt werden? Ja. Web-Formulare in ERPNext legen Interessenten direkt an. Externe Formulare können über die API angebunden werden.

Lassen sich Chancen als Kanban-Ansicht anzeigen? Ja. Jede Liste kann als Kanban-Ansicht nach Phase oder Status dargestellt werden; Karten werden per Drag-and-drop verschoben.

Wie werden doppelte Interessenten oder Kunden bereinigt? Datensätze lassen sich zusammenführen; verknüpfte Belege und Kommunikation bleiben erhalten.

Können neue Kunden automatisch Standard-Zahlungsbedingungen bekommen? Ja. Zahlungsbedingungen werden an der Kundengruppe hinterlegt und für neue Kunden übernommen.

Lässt sich unser E-Mail-Postfach anbinden? Ja. E-Mail-Konten aus Microsoft 365 bzw. Outlook, Google oder von anderen Anbietern lassen sich anbinden. Eingehende E-Mails lassen sich dem passenden Kontakt, Interessenten oder Kunden zuordnen. E-Mails lassen sich direkt aus ERPNext versenden, mit Anhängen, E-Mail-Vorlagen und zeitversetztem Versand.

Können wir Daten aus unserem bisherigen CRM übernehmen? Ja. Kontakte, Interessenten, Kunden und Chancen lassen sich per Import übernehmen, zum Beispiel aus Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot oder aus Excel-Listen.

Lassen sich Verkaufsphasen an unseren Vertriebsprozess anpassen? Ja. Verkaufsphasen, Chance-Typen und Gründe für Verlust lassen sich frei festlegen, damit Pipeline und Auswertungen den eigenen Prozess abbilden.

Können Chancen automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen werden? Ja. Mit Zuweisungsregeln lassen sich neue Chancen und Interessenten automatisch zuweisen, zum Beispiel nach Gebiet, Produktgruppe oder reihum.

Lassen sich Anfragen per KI auslesen? Ja, wenn ein KI-Dienst angebunden wird. Das ist keine Funktion von ERPNext selbst, lässt sich aber ergänzen: Der KI-Dienst liest Angaben wie Firma, Ansprechpartner und Anliegen aus eingehenden E-Mails aus und übernimmt sie in den Interessenten oder die Chance. phamos hat eine solche Anbindung bereits in einem Kundenprojekt umgesetzt.

Wie unterstützt ERPNext die DSGVO im CRM? Einwilligungen lassen sich im Web-Formular abfragen. Für Auskunft und Löschung personenbezogener Daten gibt es Standardfunktionen, mit denen sich solche Anfragen nachvollziehbar bearbeiten lassen.

Was ist der Unterschied zwischen dem CRM in ERPNext und Frappe CRM? Das CRM-Modul ist Teil von ERPNext. Interessenten, Chancen, Angebote, Aufträge und Rechnungen liegen in einem System. Das passt gut, wenn Vertrieb und Auftragsabwicklung eng zusammenarbeiten. Frappe CRM ist eine eigenständige App mit moderner Oberfläche, die ganz auf die tägliche Arbeit des Vertriebsteams ausgerichtet ist, etwa mit übersichtlicher Pipeline, Aufgaben und Notizen direkt am Deal. Sie lässt sich allein nutzen oder mit ERPNext verbinden und übergibt dann Kunden und Angebote. Beide eignen sich für B2B und B2C. Welche Lösung besser passt, hängt vor allem davon ab, wie eng der Vertrieb mit dem übrigen ERP verzahnt sein soll.