3D Fox digitalisiert den Vertrieb mit ERPNext

Ausgangslage

Ein Ablauf, mehrere Werkzeuge

3D Fox aus Salzburg ist seit 2020 Partner für 3D-Druck und Fertigung. 3D Fox druckt Prototypen, Kleinserien und Ersatzteile und berät herstellerneutral. Jede Anfrage wird persönlich betreut. 3D Fox prüft die Zeichnung im 3D-Viewer, kalkuliert den Auftrag und erstellt daraus ein individuelles Angebot.

Bisher nutzte 3D Fox dafür mehrere Werkzeuge. E-Mails, Angebote und Rechnungen liefen über ESPO CRM, die Kalkulation über eine Excel-Datei, und die Projektdaten lagen in Ordnern nach Vorlage. Diese Schritte sollten nun in einem System zusammenkommen.

Umsetzung

Produktiv in der 30-tägigen Probephase

Ziel der 30-tägigen Probephase war es, das bisherige CRM abzulösen und den Vertrieb vom Lead bis zur Rechnung in ERPNext abzubilden. Damit schnell ein nutzbares System steht, haben sich phamos und 3D Fox während der gesamten Probephase zweimal pro Woche abgestimmt. Auf phamos-Seite hat Wolfram Schmidt die Einführung betreut, bei 3D Fox Mitgründer und Geschäftsführer Stefan Jindra.

Zum Start haben beide den bisherigen Ablauf Schritt für Schritt durchgespielt, von der ersten E-Mail über Kalkulation und Angebot bis zur Zahlung. Daraus entstanden die Aufgaben für die Probephase. Fragen und Wünsche hat 3D Fox direkt als Tickets mit Screenshots festgehalten, Anleitungen liegen in einer gemeinsamen Dokumentation.

Für den Vertrieb hat phamos den Weg vom Lead über die Opportunity zum Angebot eingerichtet. Eine Custom App zieht Artikelpreise schon in die Opportunity, ein Skript pflegt die Preislistenpreise. Das E-Mail-Postfach ist mit eigener Domain und No-Reply-Adresse angebunden, neue Mails erscheinen nach spätestens zwei Minuten in ERPNext.

Für die Buchhaltung kamen Kontenrahmen, Steuerkategorien, UID-Nummer und Steuerregeln für Österreich dazu. Angebote und Rechnungen bekommen Druckformate im Corporate Design von 3D Fox. Das Ganze läuft auf ERPNext v16 in der Frappe Cloud.

Mitte Oktober ging die Produktivumgebung live.

Weiterentwicklung

phamos als Sparringspartner

Nach der erfolgreichen Probephase arbeiten 3D Fox und phamos weiter zusammen, jetzt in einem monatlichen Termin. phamos ist dabei Sparringspartner, denn 3D Fox entwickelt ERPNext inzwischen auch selbst weiter und nutzt dazu KI-Assistenten. Damit haben beide schon während der Probephase gemeinsam begonnen. So kann 3D Fox eigene Ideen direkt umsetzen, und phamos bringt Beratung und Erfahrung ein, insbesondere bei Fragen zu Sicherheit, Datenschutz und Codequalität.

Als Nächstes stehen Dateiablage über Nextcloud, Versandregeln und Lieferscheine an. Für 2027 ist ein Web-Konfigurator geplant. Damit können Kunden Druckaufträge direkt online anfragen.