Reisekostenabrechnung und Spesen in ERPNext (Expense Claim)

Einleitung:

Die Mitarbeiter sollen selber ihre Spesen und Reisekosten einreichen können. Dies sind dabei die zu erfüllenden Zeile:

1. Soll in ERPNext abgewickelt werden.
2. Die Belege sollen hochgeladen werden können.
3. Es soll möglich sein, dass nur bestimmte Personen die eingereichten Anträge freigeben.

All dies soll mit der Hilfe dieses Textes umsetzbar sein.

Anleitung:

ERPNext bietet hierzu schon eine sehr gute Anleitung zum Einstieg:

https://docs.erpnext.com/docs/v12/user/manual/en/human-resources/expense-claim

Festlegen des Expanse Approvers:

Normalerweise kann dies auf jedem Employee vorgenommen werden. Dort kann jeweils nur eine Person angegeben werden.

Möchte man mehrere Personen angeben, bei der die erste Eingabe den Standard abbildet, kann dies über das DocType Department erfolgen.

In jedem Department kann man eine Tabelle an freigebenden Personen hinterlegen.

Für jeden Mitarbeiter kann nur ein Department auf dem DocType Employee hinterlegt werden.

Im Bezug auf Projektbudgets:

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/projects/project-expense-claims

Passendes DocType:

Expense Claim (Aufwandsabrechnung)

https://IHRE URL/app/expense-claim

Noch nötige Schritte:

Soll für alle Mitarbeiter (Employee) der korrekte Expense Approver hinterlegt werden? Dies kann wieder mit einer Stapelverarbeitung passieren.

Der Upload der einzelnen Belege kann vom Mitarbeiter aus erst erfolgen, wenn der Entwurf einer Aufwandsrechnung gespeichert wurde.

Dazu zieht man die Datei auf den linken leeren Rand des Dokuments und lässt die Datei fallen. Ist man in der mobilen Ansicht, kann man über das Hamburger-Menü den Upload auslösen.

Weitere generelle Einstellungen wurden hier hinterlegt und könne bei Bedarf geändert werden:

https://IHRE URL/app/hr-settings

Checkliste:

1. Hinterlegte Dokumentenvorlage. OK?
2. Restrict Backdated Leave Application = Rückdatierten Urlaubsantrag einschränken AUS?
3. Expense Approver Mandatory In Expense Claim = Spesengenehmiger obligatorisch in Spesenabrechnung AN?

In Art der Aufwandsabrechnung muss noch ein Standardbuchungskonto eingetragen werden.

Das muss für jeden potenziell verwendeten Typ eingegeben werden, sonst kann noch keine Eingabe erfolgen. (Stapelverarbeitung wäre ideal.)

https://IHRE URL/app/expense-claim-type

Die Firma muss überall korrekt gesetzt sein.

Bei Verbindlichkeiten-Konto muss das passende Zielkonto des Antragstellers hinterlegt werden.