Eine Art Projektzeiterfassung in ERPNext einfach zu machen

Nutzen wir in ERPNext die Projekte um Vorgänge intern zu vergeben wollen wir im Controlling und später in der Abrechnung unserer Kunden gegenüber Zeiten auf diese Vorgänge buchen.

ERPNext erlaubt uns hier eine recht freie Gestaltung wie wir das erledigen können. Im Standard ist es leider jedoch nicht ganz eindeutig wie dies zu erledigen ist.

In einem Kundenworkshop wurden wir auf eine Anforderung aufmerksam gemacht welche wir nun seit etwa 8 Wochen im Test haben und können sagen, wir sind mit der Lösung zufrieden.

Diese Lösung ist "Low-Code" und erfordert nur wenige Code-Kenntnisse um im eigenen System umgesetzt zu werden.

Die ursprüngliche Idee: Es soll dem Anwender einfach gemacht werden seine Zeiten zu erfassen ohne hierbei zuviele Klicks machen soll. Das Team im Controlling soll zügig einen Überblick bekommen um die Zeiten zu kontrollieren, sie ggf. zu korrigieren. Die Zeiten sollen dann auf eine Ausgangsrechnnung gelangen.

Die DocTypes die eine wesentliche Rolle spielen

1. Kunde
2. Projekt
3. Mitarbeiter
4. Vorgang
5. Zeiterfassung

Kunde

Wir wollen die Zeit einem Kunden zuordnen, damit wir diese mit ihm abrechnen können.

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter ist ein Pflichtfeld in der Zeiterfassung. Jeh Mitarbeiter und Projekt wollen wir über einen definierten Zeitraum nur eine Zeiterfassung führen.

Projekt

ggf. haben wir mit einem Kunden mehrere Aufträge zur selben Zeit laufen. Diese können wir über Projekte unterscheiden.

Vorgang

Wollen wir noch genauer aufschlüsseln, können wir die Zeiten die wir buchen auf Vorgängen noch näher spezifizieren um am Ende eine höhere Auflösung im Controlling zu haben. Die hier beschriebene Lösung kann auch ohne die Verwendung von Vorgängen umgesetzt werden!

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung bündelt die zuvor genannten DocTypes.

Das Szenario: Wir haben ein Projekt auf welchem einige Vorgänge bearbeitet werden sollen. Auf diesen wurden teilweise auch schon Zeiten gebucht. Wir wollen unsere Zeiten auf einer existierenden Zeiterfassung weiterführen

Nun in der Praxis: